Фондовый каталог архива

Фондовый каталог архива — это систематизированный перечень фондов, хранящихся в архиве, содержащий информацию о каждом фонде. Фондовый каталог является одним из основных инструментов учета и обеспечения сохранности архивных документов.

Структура фондового каталога

Фондовый каталог обычно состоит из следующих разделов:

Титульный лист: содержит информацию об архиве, дате составления каталога и периоде, который он охватывает.
Вступительная статья: содержит общую характеристику архива, его истории и фондового состава.
Основная часть: включает записи о фондах, расположенные в порядке их номеров.
Указатели: содержат информацию, позволяющую быстро находить фонды по различным критериям (названия, даты, тематика).

Записи о фондах

Каждая запись о фонде содержит следующую информацию:

Номер фонда: уникальный номер, присвоенный фонду при его формировании.
Название фонда: полное название фонда в соответствии с архивными правилами.
Даты крайних документов: самые ранние и самые поздние даты документов, входящих в фонд.
Количество единиц хранения: общее количество документов или дел, составляющих фонд.
Описание состава фонда: краткий обзор содержания фонда, включая информацию о типах документов, их тематике и хронологических рамках.
Аннотация: более подробная информация о фонде, его историческом значении и уникальных особенностях.
Публикации: список публикаций, в которых использовались документы фонда.
Архивные справочники: перечень архивных справочников, созданных на основе документов фонда.

Функции фондового каталога

Обеспечение учета и сохранности архивных фондов.
Информирование пользователей архива о его фондовом составе.
Содействие исследователям в поиске и подборе необходимых материалов.
Основа для составления других архивных справочников (описей, путеводителей).
Средство контроля перемещения и выдачи архивных документов.